Migliorare la produttività lavorativa: è davvero utile?

Nessun consiglio miracoloso, ma tante linee guida per conoscersi meglio e imparare a gestire il proprio lavoro senza ansia e stress.

Lo so, il tempo a disposizione sembra non bastare mai. Soprattutto al lavoro: portare a termine tutte le attività, concludere i progetti, flaggare le infinite to do list e far fronte agli imprevisti – che diciamolo, non sono mai pochi.

Ogni giorno è la stessa storia. Lavoriamo come matti, ma ci sembra sempre di perdere tempo. Qui entra in scena il concetto di produttività lavorativa. Quanto e come essere produttivi?

Online troverai numerosi articoli che ti prometteranno “X consigli per essere produttivi sul lavoro” o “Impara ad essere produttivo con questi segreti del mestiere”, e ancora “Migliora le tue prestazioni lavorative seguendo questi step”.

Se ti aspetti questa promessa, mi dispiace, qui non la troverai.

Nella mia esperienza da Life & Career Coach ho imparato che la produttività è una delle più grandi bugie del secolo – insieme al multitasking. La nozione stessa di produttività è ambigua.

Sul dizionario troviamo questa definizione:

Produttività – L’attitudine a conseguire un risultato superiore ai mezzi impiegati, spec. dal punto di vista economico: la p. di un bene, di un’impresa; più specificamente, in un’attività economica, il rapporto tra la quantità prodotta in una data unità di tempo e i mezzi impiegati per produrla, o il rapporto tra il prodotto e l’insieme dei fattori di produzione che hanno concorso a produrlo.

“Il rapporto tra la quantità prodotta in una data unità di tempo”. E la qualità dove finisce? Te lo lascio immaginare.

Ci sono passata per prima, credimi. Più di una volta: il tuo capo si aspetta molto da te, tu vuoi dimostrare che vali, che ti meriti quel posto (e lo stipendio). Allora fai straordinari non retribuiti, ti rendi disponibile e reperibile, dici sempre di sì.

Il risultato? Tanta quantità, poca qualità.

Cosa significa essere produttivi?

Mantenere costante il proprio flusso di lavoro, indipendentemente dalle condizioni interne ed esterne. Realizzare tanto in poco tempo. Mettila come vuoi, ma il concetto stesso di essere produttivi ci fa provare ansia.

Ansia, un’emozione – queste sconosciute. Specialmente nell’ambiente di lavoro le emozioni non vengono considerate, ma sono alla base di tutto ciò che facciamo – incluso il lavoro.

Pensare di produrre 100 sempre e comunque, solo perché si è determinati a raggiungere un obiettivo è come dire “posso volare con o senza ali”. Scusami, adoro le metafore.

Quello che voglio dire è che molto spesso non possiamo prevedere ciò che accadrà nella nostra giornata lavorativa (correggimi se sbaglio), quindi come possiamo stabilire con certezza il livello di produttività?

Te lo assicuro, non si può. Solo che questa risposta non è socialmente accettabile. Ci viene insegnato che esistono tecniche per aumentare la produttività e che se le seguiamo miglioreremo le nostre prestazioni lavorative.

Sai di cosa si parla qui? Di performance. Niente di più, niente di meno.
Ma la vita non può essere una continua performance, non è sostenibile.

Quello che tende ad accadere, quando si ricerca sempre la performance perfetta – e quindi un alto tasso di produttività – è ciò che in gergo viene chiamato burnout, o anche esaurimento nervoso.

Io l’ho vissuto sulla mia pelle, come tante persone, e posso con certezza affermare che è una delle sensazioni più brutte che si possano provare.

Perchè la promessa della produttività fa male all’anima

Forse questo titoletto è un po’ drammatico, ma che cos’è la vita senza dramma? Noia. Scherzi a parte, da quando ho iniziato a lavorare mi è sempre stato detto “fatica, lavora di più degli altri, dimostra che puoi fare di più”.

Ho imparato che solo così mi sarei meritata il successo. Il rispetto, la stima, i soldi. Se non produco tanto (quale misura ha poi questo “tanto”?), e non lo faccio in fretta, sono una persona mediocre.

Obiettivi, obiettivi, obiettivi. Traguardi, traguardi, traguardi. Risultati, risultati, risultati.

E quindi… ansia, ansia, ansia.

Nessuno – e dico nessuno – può sopportare una situazione simile in un ampio lasso di tempo.

Anche io per un po’ ho creduto di essere una super eroina, in grado di gestire responsabilità, infinite ore di lavoro e poco riposo, per essere produttiva. Finché mi sono ammalata – di stress.

E chi lo ha provato lo sa bene, lo stress è una malattia: la malattia del XI secolo.

Lo stress causa dolori cronici diffusi nel corpo (io per esempio ciclicamente ho avuto blocchi alla schiena e al collo, problemi articolari, gastriti e mal di stomaco, asma e difficoltà a respirare, soffro tuttora di bruxismo e vulvodinia).

Non voglio fare un elenco di malattie, non sono un medico. Ma posso assicurarti che avere l’ossessione di essere produttivi ti porterà al collasso. Le conseguenze possono essere più grandi di quanto ti aspetti.

Il vero punto, secondo me, non è darsi degli obiettivi di produttività (piuttosto è bene stabilire obiettivi professionali di carriera) – perché il livello di produttività è soggettivo e dipende da molti fattori. Condizioni fisiche e mentali, emozioni, situazione esterna.

Immagina che domani sul tuo luogo di lavoro ci siano dei tecnici che sistemano cavi e computer. Immagina la situazione: sei alla scrivania, intorno a te c’è rumore, tre o quattro persone in tuta da lavoro con tanto di attrezzi alla mano vanno avanti e indietro per 3 ore. Scendono, tornano, lavorano, parlano tra loro.

Puoi essere sicurə che sara produttivə tanto quanto lo saresti se i tecnici non fossero presenti? Molto probabilmente no.

O di nuovo, immagina che ti sia successo qualcosa che ti ha turbato, un fatto che ti ha provato paura, tristezza, rabbia (sono le emozioni per noi più triggeranti). Lavoreresti nello stesso modo di quando ti senti serenə, felice, tranquillə?

La verità è che il quanto produciamo è influenzato da così tanti elementi che credere sia possibile controllarlo ci porterà solo delusione e frustrazione. Se fosse possibile sarebbe tutto molto più semplice.

Prima di lanciarti in metologie miracolose per migliorare le tue performance lavorative – o anche personali – lavora su te stessə, sulla tua crescita personale.

Sull’accettazione e la consapevolezza. Vedrai che anche con meno tempo a disposizione, riuscirai a gestire i compiti e le mansioni, senza sprofondare nello stress e nell’ansia.

Come puoi gestire la produttività

Nota bene: gestire. Non migliorare, rendere perfetta. Nella maggior parte dei casi esistono dei piccoli accorgimenti che puoi adottare per monitorare il tuo lavoro e quindi la tua produttività.

Attenzione: se dai valore solo alla quantità, ne risentirà il livello di qualità. Ne vale la pena?

Ti racconto quello che è successo a me: lavoravo per una casa editrice e scrivevo articoli. In quanto giornalista iscritta all’albo dei pubblicisti della Lombardia, per me è sempre stato importante verificare le fonti e dare qualità ai miei pezzi.

Tuttavia c’è stato un periodo in cui mi veniva richiesto di produrre quello che a me piace descrivere come  “un tanto al chilo”. Nello specifico: una media di 10 articoli al giorno. 10.

Inutile dire che per mesi ci ho provato. Secondo te come è andata?

Oltre a un bel burnout che mi ha tenuto a letto 3 settimane, mi sono guadagnata rimproveri da parte dell’allora mio capo (ti racconterò di mobbing un’altra volta), e l’andamento dei miei pezzi è drasticamente sceso.

Se prima i miei articoli online performavano bene (era dimostrato dai tool di monitoraggio dei contenuti web), ora sembravano non adare più bene. Erano letti molto meno, facevano meno click e ricevevano commenti negativi.

Perché? Avevo dato peso alla quantità, all’essere produttiva nel senso più stretto della parola, e avevo trascurato la qualità delle parole e del testo.

Ci ho messo mesi, anzi anni, a riprendermi dall’esaurimento nervoso e dai sensi di colpa. Poi ho capito che non era stata tutta mia responsabilità, ero stata portata a mettere da parte la qualità. Ma quell’esperienza mi ha insegnato due cose.

Una: non avrei mai più permesso a niente e nessuno di tradire i miei valori e distruggere il mio modo scrupoloso e passionale di lavorare. Nota: qualche anno dopo infatti mi sono licenziata.

Due: essere produttivi si può, ma con flessibilità, consapevolezza e accettazione. Ora ti spiego quali tecniche ho cominciato ad adottare per gestire tutto questo.

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Tecniche (flessibili) di produttività

Quando si parla di tecniche o metodi, pensiamo subito “devono essere seguite per filo e per segno”. Di nuovo, la mia risposta è no.

Nel time management sii flessibile, concediti di applicare il metodo e plasmarlo sulla tua vita, la tua personalità, la tua giornata, il tuo tipo di lavoro. Ciò che ha funzionato benissimo per me, può non essere adatto a te, o non completamente.

Quindi non avere paura di sperimentare e cambiare un poco le regole del gioco.

  1. Dividi le tue task in 4 categorie

    Comincia con suddividere tutte le task della tua to do list in queste 4 categorie:

    – Importanti ma non urgenti
    – Urgenti ma non importanti
    – Importanti e urgenti
    – Nè importanti nè urgenti

    La divisione in priorità ci aiuta visivamente a scegliere le mansioni da svolgere per prime (importanti e urgenti), per poi passare alle urgenti ma non importanti (compiti che magari hanno deadline vicine ma non sono impegnative).

    A seguire le task importanti ma non urgenti e per ultime le altre – che posso decidere di fare, delegare o eliminare del tutto.

  2. La tecnica del pomodoro

    Semplice quanto efficace. Prendi un timer (va bene quello dello smartphone) e impostalo su 25 minuti. Finché il timer suona, tu immergiti completamente nel lavoro. Ossia lavora concentrata e focalizzata, senza interrompere il flusso.

    Allo scadere dei 25 min, imposta un secondo timer di 5 minuti e fai una breve pausa. Il consiglio è staccare lo sguardo dagli schermi elettronici: piuttosto fai due passi, bevi un caffè, guarda fuori dalla finestra.

    Scaduti i 5 minuti, torna a 25 minuti di lavoro focalizzato – sempre con l’aiuto del timer. E di nuovo, 5 min di pausa.

    Ripeti questo ciclo 4 volte, e poi concediti 15 minuti di pausa (o 20, quanti ne vuoi, purché sia un break più lungo)Curiosità: questo metodo si chiama “tecnica del pomodoro” perché nasce dall’idea del suo inventore, Francesco Cirillo, che alla fine degli anni 80 pensò di abbinare il classico timer da cucina a forma di pomodoro alla gestione del tempo e del lavoro.

    Si tratta di una tecnica italiana famosa in tutto il mondo: l’immagine del pomodoro riflette infatti molto bene l’italianità tipica delle ricette culinarie con il pomodoro.


EMBED MIO REEL https://www.instagram.com/p/CnhlD4runCo/

  • Il gioco delle graffette

    Io personalmente lo adoro. Prendi due barattoli trasparenti e riempine uno di graffette (in realtà può essere un qualsiasi altro oggetto di piccole dimensioni). Posali entrambi sulla tua scrivania o postazione di lavoro.

    Per ogni task che porti avanti (mandare una mail, fare una telefonata ecc.), sposta una graffetta dal barattolo pieno a quello vuoto.

    Continua così. A fine giornata potrai notare che avrai spostato tutte o molte delle graffette al barattolo che prima era vuoto.

    Questa semplice tecnica aiuta a migliorare la visione che abbiamo della nostra produttività. Visualizzare in modo concreto la quantità di cose fatte in un certo periodo di tempo ci fa sentire motivati a continuare, soddisfatti e più sereni.

  • Usa tool di pianificazione

    Io personalmente uso e ho usato tool come Trello, Asana e Notion.

    Sono tutti molto utili e intuitivi: puoi creare cartelle diverse per i differenti progetti a cui stai lavorando, diversificare i compiti svolti, da svolgere e che stai attualemente svolgendo. Puoi anche taggare altri membri del team e caricare documenti.

    Pianificare in modo efficace è possibile, ma per farlo la classica agenda Moleskine non basta.

    Puoi utilizzarla comunque se, come me, sei fan della scrittura a mano. Però le app – disponibili sia da smartphone che da desktop – sono davvero utili per ottimizzare il lavoro.

  • E usa tool di monitoraggio

E se nemmeno pianificare è sufficiente, dobbiamo infine monitorare il nostro lavoro – e quindi il livello di produttività. Anche qui, ti consiglio degli ottimi tool: Toggl, Rescue Time e Clockify. In questo caso la tecnologia ti viene in soccorso per tenere traccia di quanto tempo impieghi in media per adempiere a compiti diversi. Lo attivi quando cominci a lavorare su qualcosa e lo fermi quando hai finito.

Procedi in questo modo qualche giorno o settimana et voilà: ora sai quanto in media ci metti per completare le tue task.

Che ne pensi? Sei soddisfattə? Se la risposta è sì, fantastico. Se è no, ora sai che cosa andare a rivedere e dove hai bisogno di intervenire.

In poche parole ti liberi da perdite di tempo e stress. Ottimizzi il lavoro, produci meglio e sì, di conseguenza anche di più.

Portando avanti questi consigli migliorerai la consapevolezza della gestione del tuo tempo, e l’aumento di produttività sarà una naturale conseguenza.

Può essere che qualche volta sarai in difficoltà e non riuscirai a spostare tutte le graffette da un barattolo all’altro, o che ti distrarrai durante i 25 minuti di lavoro focalizzato mentre usi la tecnica del pomodoro…

No panic, è normale, succede. E va bene così. Non siamo macchine, e chi ti vende la ricetta per la perfezione ti sta vendendo aria fritta. Quando partiamo da dentro, da noi stessi, è più facile arrivare al “fuori” e saperlo gestire.

Se ti va di dirmi come la pensi o se hai sperimentato queste modalità di gestione produttività, scrivimi! Ti leggerò e risponderò molto volentieri.

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